1. Totstandkoming van de overeenkomst

Een overeenkomst komt tot stand zodra de opdrachtgever de offerte of boekingsbevestiging van RS Events schriftelijk of per e-mail heeft aanvaard.
In de bevestiging worden de activiteit, datum, locatie, duur, het verwachte aantal deelnemers, de prijs en eventuele aanvullende afspraken vastgelegd.
Wijzigingen of aanvullende afspraken zijn alleen geldig wanneer RS Events deze schriftelijk of per e-mail heeft bevestigd.

2. Betaling

Na de definitieve bevestiging ontvangt de opdrachtgever een factuur. De betaalverdeling staat in de offerte of opdrachtbevestiging. Als niets anders is afgesproken, betaalt de opdrachtgever 30% binnen zeven dagen na bevestiging en de resterende 70% uiterlijk zeven kalenderdagen vóór het evenement.

Partijen kunnen schriftelijk afspreken dat 100% binnen zeven dagen na bevestiging en uiterlijk zeven kalenderdagen vóór het evenement wordt betaald. Bij een boeking binnen zeven kalenderdagen vóór het evenement is het volledige bedrag direct verschuldigd.

RS Events voert de opdracht alleen uit nadat het volledige vooraf verschuldigde bedrag is ontvangen. Bij niet-tijdige betaling mag RS Events na schriftelijke kennisgeving de voorbereiding of uitvoering opschorten. De betalings- en annuleringsverplichtingen blijven van kracht.

Er wordt geen btw in rekening gebracht vanwege toepassing van de kleineondernemersregeling (KOR). Eventuele reiskosten worden vooraf afgesproken. Andere aanvullende kosten worden alleen berekend wanneer deze vooraf schriftelijk met de opdrachtgever zijn overeengekomen.

3. Wijzigen en annuleren

Een wijziging of annulering moet schriftelijk of per e-mail aan RS Events worden doorgegeven.

Bij annulering door de opdrachtgever gelden de volgende maximale percentages:

• Meer dan 30 kalenderdagen vóór het evenement: maximaal 25% van het afgesproken bedrag
• 15 tot en met 30 kalenderdagen vóór het evenement: maximaal 50%
• 8 tot en met 14 kalenderdagen vóór het evenement: maximaal 75%
• 7 kalenderdagen of korter vóór het evenement: maximaal 100%

RS Events brengt nooit meer in rekening dan redelijke, aantoonbare en niet meer te vermijden kosten. Kosten die RS Events door de annulering bespaart, worden afgetrokken.

Een verzoek om de datum, locatie of inhoud te wijzigen is mogelijk in overleg en afhankelijk van beschikbaarheid. De wijziging is pas definitief nadat RS Events deze schriftelijk heeft bevestigd. Eventuele extra kosten of prijsverschillen worden vooraf besproken.

Aantoonbare externe kosten die RS Events al heeft gemaakt en niet kan terugkrijgen, kunnen aanvullend worden doorberekend wanneer deze vooraf met de opdrachtgever zijn afgestemd.

Voor zover de overeenkomst betrekking heeft op een dienst voor vrijetijdsbesteding op een bepaalde datum of gedurende een bepaalde periode, geldt geen wettelijk herroepingsrecht.

4. Overmacht

Bij overmacht kan RS Events niet worden gehouden aan verplichtingen die door omstandigheden buiten de redelijke invloed van RS Events niet kunnen worden uitgevoerd. Hieronder vallen onder andere extreme weersomstandigheden, overheidsmaatregelen, stroomstoringen, ernstige ziekte of een ongeval, stakingen, vervoersproblemen en andere onvoorziene omstandigheden.

RS Events brengt de opdrachtgever hiervan zo snel mogelijk op de hoogte. Samen wordt eerst gezocht naar een passende oplossing, zoals een vervangende datum of een gelijkwaardig alternatief.

Wanneer uitvoering definitief niet mogelijk is, wordt het reeds betaalde bedrag voor het niet-uitgevoerde gedeelte terugbetaald. Aantoonbare, vooraf afgestemde kosten die niet kunnen worden teruggevorderd, mogen hiervan worden afgetrokken.

Bij ziekte of uitval probeert RS Events waar mogelijk passende vervanging of een nieuwe datum te regelen.

5. Uitvoering van de opdracht

RS Events voert de opdracht zorgvuldig en naar beste inzicht en vermogen uit, op basis van de afspraken in de bevestigde offerte.

De opdrachtgever zorgt ervoor dat RS Events tijdig toegang heeft tot de locatie en dat de afgesproken voorzieningen aanwezig en bruikbaar zijn. Hieronder vallen bijvoorbeeld voldoende op- en afbouwtijd, stroomvoorzieningen, een geschikte werkruimte, een zichtbaar scherm en een internetverbinding wanneer deze voor de activiteit nodig zijn.

Wanneer de uitvoering wordt vertraagd of bemoeilijkt door omstandigheden waarvoor de opdrachtgever of de locatie verantwoordelijk is, overleggen partijen over een passende oplossing. Eventuele extra werkzaamheden of kosten worden vooraf besproken.

De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het gedrag van de deelnemers en gasten. Schade aan apparatuur of andere eigendommen van RS Events die door deelnemers, gasten of de locatie wordt veroorzaakt, kan bij de opdrachtgever in rekening worden gebracht.

6. Aansprakelijkheid

RS Events voert iedere opdracht zorgvuldig en volgens de gemaakte afspraken uit.

RS Events is alleen aansprakelijk voor directe schade die aantoonbaar het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van RS Events. Voor zover wettelijk toegestaan is RS Events niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gemiste inkomsten of bedrijfsstagnatie.

RS Events is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat door onjuiste of onvolledige informatie van de opdrachtgever, gebreken van de locatie of het niet opvolgen van redelijke aanwijzingen door de opdrachtgever, deelnemers of gasten.

De opdrachtgever, deelnemers en gasten blijven zelf verantwoordelijk voor hun persoonlijke eigendommen. RS Events is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging daarvan, tenzij dit rechtstreeks is veroorzaakt door een toerekenbare tekortkoming van RS Events.

Eventuele schade moet zo snel mogelijk bij RS Events worden gemeld, zodat de schade kan worden beoordeeld en waar mogelijk beperkt.

De beperkingen in dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van RS Events en laten wettelijke consumentenrechten onverlet.

7. Intellectuele eigendom

Alle intellectuele-eigendomsrechten op door RS Events ontwikkelde of ter beschikking gestelde quizvragen, bingo’s, spelvormen, presentaties, teksten, ontwerpen, afbeeldingen, draaiboeken, formats en overige materialen berusten bij RS Events of bij de betreffende rechthebbende.

De opdrachtgever krijgt uitsluitend het recht om deze materialen tijdens de afgesproken activiteit te gebruiken. Dit gebruiksrecht is niet exclusief en niet overdraagbaar.

Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van RS Events mogen de materialen niet worden opgenomen, gekopieerd, aangepast, gepubliceerd, verspreid, doorverkocht, gedeeld of opnieuw worden gebruikt.

Ook bij speciaal voor de opdrachtgever gemaakt maatwerk blijven de intellectuele-eigendomsrechten bij RS Events, tenzij schriftelijk anders is afgesproken.

Wanneer de opdrachtgever zelf logo’s, foto’s, muziek, teksten, namen of andere materialen aanlevert, staat de opdrachtgever ervoor in dat deze mogen worden gebruikt. Aanspraken of kosten van derden die voortvloeien uit ongeoorloofd aangeleverd materiaal en aan de opdrachtgever zijn toe te rekenen, komen voor rekening van de opdrachtgever.

Voor software, apps, muziek en ander materiaal van derden kunnen daarnaast de voorwaarden van de betreffende rechthebbende gelden.

8. Privacy en persoonsgegevens

RS Events verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het beantwoorden van vragen, het opstellen van offertes, de voorbereiding en uitvoering van opdrachten, de administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

De verwerking gebeurt volgens de privacy- en cookieverklaring op www.rsevents.nl. Persoonsgegevens worden niet verkocht en alleen gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor de opdracht, administratie of een wettelijke verplichting.

Wanneer de opdrachtgever persoonsgegevens, foto’s of andere informatie over deelnemers aanlevert, staat de opdrachtgever ervoor in dat dit rechtmatig gebeurt en dat betrokkenen waar nodig zijn geïnformeerd.

Herkenbare foto’s of video’s van een evenement worden alleen voor promotionele doeleinden gebruikt wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat en, waar vereist, toestemming is verkregen.

In de privacy- en cookieverklaring staat hoe lang gegevens worden bewaard en hoe betrokkenen hun privacyrechten kunnen uitoefenen.

9. Klachten

Klachten over een offerte, voorbereiding, uitvoering of factuur moeten zo spoedig mogelijk nadat de opdrachtgever het probleem heeft ontdekt schriftelijk of per e-mail aan RS Events worden gemeld via info@rsevents.nl.

De klacht bevat een duidelijke omschrijving en, indien mogelijk, relevante informatie of bewijsstukken. RS Events bevestigt de ontvangst en reageert in beginsel binnen veertien dagen. Wanneer meer tijd nodig is, laat RS Events dit tijdig weten.

Partijen proberen een klacht eerst in goed overleg op te lossen. Deze klachtenregeling beperkt de wettelijke rechten van consumenten niet.

10. Toepasselijk recht en geschillen

Op offertes, overeenkomsten en deze algemene voorwaarden is Nederlands recht van toepassing.

Bij een geschil proberen partijen eerst samen tot een oplossing te komen. Lukt dit niet, dan wordt het geschil voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter, tenzij dwingend recht aan een consument een andere bevoegde rechter of keuze geeft.

11. Slotbepalingen

Wanneer een bepaling uit deze algemene voorwaarden nietig, vernietigbaar of niet uitvoerbaar blijkt, blijven de overige bepalingen van kracht. Partijen vervangen de betreffende bepaling zo nodig door een geldige bepaling die het doel en de strekking daarvan zo dicht mogelijk benadert.

Op een overeenkomst is de versie van de algemene voorwaarden van toepassing die bij het sluiten van die overeenkomst aan de opdrachtgever is verstrekt of beschikbaar is gesteld. Wijzigingen gelden niet met terugwerkende kracht, tenzij partijen dit schriftelijk afspreken of de wet dit vereist.

De meest recente versie staat op www.rsevents.nl.

Versie: 30 augustus 2026.